Menu

Forretningsorden for bestyrelsen

Forretningsorden for bestyrelsen for Hasseris Grundejerforening
 
§ 1 Konstituering.
Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, sekretær og kasserer på det konstituerende bestyrelsesmøde, som afholdes snarest muligt efter den ordinære generalforsamling. 
Bestyrelsen udpeger desuden referent af bestyrelsesmøderne, og foretager fordeling af de administrative opgaver i bestyrelsen på det konstituerende bestyrelsesmøde.
Mødeindkalder og mødeleder er det bestyrelsesmedlem med højst anciennitet.
Udtræder et medlem af bestyrelsen, indtræder i stedet den suppleant, der har højst anciennitet som suppleant. Har begge suppleanter lige høj anciennitet, foretages der lodtrækning.
Træder formanden for bestyrelsen tilbage inden konstitueringsperiodens udløb, udpeges ny formand blandt bestyrelsens medlemmer. Hvis dette ikke er muligt, indtræder i stedet som formand næstformanden, subsidiært det bestyrelsesmedlem, der har højst anciennitet. Har flere bestyrelsesmedlemmer lige høj anciennitet, foretages lodtrækning.
Bestyrelsen konstituerer sig herefter i nødvendigt omfang.
 
§ 2 Bestyrelsesmøder.
Bestyrelsen afholder møder efter tilsigelse af formanden, der er pligtig at indkalde til bestyrelsesmøde, når sådant efter hans skøn er påkrævet, eller når det begæres af mindst 2 medlemmer af bestyrelsen.
Bestyrelsesmøder indkaldes med mindst 7 dages varsel med angivelse af dagsorden.
Bestyrelsen tilstræber hvert år at afholde mindst 10 bestyrelsesmøder, som planlægges på det første ordinære bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling.
Suppleanter til bestyrelsen har ret til deltagelse i bestyrelsesmøder, dog uden stemmeret.
Medlemmer af bestyrelsen, samt dennes suppleanter, som ønsker punkter behandlet på et bestyrelsesmøde, skal så vidt muligt meddele dette til formanden senest 10 dage før bestyrelsesmødet. Sager, hvor tidsmæssige, eller andre forhold berettiger det, kan dog optages på dagsordenen på selve bestyrelsesmødet under pkt.: Godkendelse af dagsorden.
Dagsorden for bestyrelsesmødet skal normalt indeholde flg. punkter:Godkendelse af dagsorden.Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde.Orientering fra formanden.Orientering fra kassereren.Faste udvalg.
Teknisk udvalg
Trafikudvalget
KulturudvalgetSvalegården.Eventuelt. Ethvert forslag, der bringes til afstemning afgøres ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget.
Til gyldig vedtagelse af beslutninger kræves, at mindst 4 af bestyrelsens medlemmer er til stede.
Er særligt vigtige punkter på dagsordenen, skal medlemmer af bestyrelsen, som har meldt forfald så vidt muligt høres om deres indstilling forinden bestyrelsesmødet.
I undtagelsestilfælde kan en bestyrelsesbeslutning gennemføres enten ved et telefonbestyrelsesmøde, eller ved en rundskrivelse til samtlige bestyrelsesmedlemmer fra formanden, som modtager skriftlig eller mundtlig stillingtagen fra samtlige bestyrelsesmedlemmer, og foranlediger beslutningen indført i efterfølgende bestyrelsesmødes referat.
Bestyrelsesformanden drager omsorg for, at der på bestyrelsesmøderne tages et referat, som snarest efter mødet udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
Et bestyrelsesmedlem og suppleant har krav på at få et særstandpunkt ført til referat.
Referatet udsendes til kommentering blandt bestyrelsens medlemmer og suppleanter snarest muligt efter bestyrelsesmødet. Der er herefter 3 arbejdsdage til kommentering, hvorefter referatet offentliggøres på foreningens hjemmeside. Referatet godkendes formelt på det efterfølgende bestyrelsesmøde.
Dagsorden og referater fra bestyrelsesmøder er offentligt tilgængelige.

§ 3 Bestyrelsens beretning.
Udkast til bestyrelsens beretning udarbejdes af formanden for bestyrelsen, som derefter fremsender det til den øvrige bestyrelse og suppleanterne til gennemsyn.
I forbindelse med udarbejdelsen af udkastet til bestyrelsens beretning, indkalder formanden for bestyrelsen udvalgsberetninger fra de faste udvalg. Disse udvalgsberetninger indarbejdes i udkastet.
Udkastet skal fremsendes så betids, at det er modtaget senest 14 dage før det næstsidste bestyrelsesmøde før den ordinære generalforsamling. Udkastet behandles på dette møde, og evt. korrektioner, som bestyrelsen måtte beslutte, indarbejdes. Den endelige beretning vedtages og underskrives af den samlede bestyrelse.

§ 4 Referat fra generalforsamlingen.
Det fra generalforsamlingen udarbejdede referat optages som særskilt punkt på det konstituerende bestyrelsesmøde til godkendelse. Forinden indhentes dirigentens godkendelse af referatet.  Referatet offentliggøres herefter overfor medlemmerne

§ 5 Udvalg.
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til varetagelse af særlige opgaver. Ved nedsættelse af udvalg foranlediger bestyrelsen et kommissorium udarbejdet, som vedtages af bestyrelsen.
Besættelse af udvalgsposter for de faste udvalg, samt udpegning af formænd for disse udvalg sker på det konstituerende bestyrelsesmøde.

§ 6 Hasserisprisen.
Bestyrelsen beslutter senest på februar bestyrelsesmøde om der ved den kommende generalforsamling i april skal uddeles en Hasserispris og til hvem.

§ 7 Årsregnskab og revision.
Senest samtidig med udsendelsen af udkast til bestyrelsens beretning fremsender kassereren udkast til årsregnskab til bestyrelsen og suppleanterne. Godkendelse af årsregnskabet optages som særskilt punkt på det førstkommende bestyrelsesmøde herefter.
Revisionens beretning om periodiske eftersyn, herunder kasseeftersyn indføres i revisionspåtegningen på årsregnskabet.
Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter modtager kopi af revisionspåtegningen.

§ 8 Fortrolighed og tilbageleveringspligt.
Medmindre andet er besluttet af bestyrelsen, er alle oplysninger, som bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, revisorer og medlemmer af udvalg udenfor bestyrelsen modtager fortrolige, hvis de vedrører enkeltpersoners personlige eller forretningsmæssige interesser.
Træder man tilbage fra ét af ovennævnte hverv, skal alt materiale tilhørende Hasseris Grundejerforening, som bestyrelsen finder relevant tilbageleveres til bestyrelsens formand.

§ 9 Godkendelse og ændring af forretningsordenen.
Bestyrelsens forretningsorden optages til godkendelse på det konstituerende bestyrelsesmøde.
Ændringer i forretningsordenen kan vedtages med simpelt flertal.

Vedtaget på bestyrelsesmødet den 23.10.2003